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    INFORMATIVA  AI SENSI DELL’ART 13 DEL REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (RGPD), Regolamento UE n. 2016/679

    Il presente documento (“Informativa”) intende fornirLe indicazioni in merito al trattamento delle informazioni da parte del Titolare del Trattamento come sotto precisato, ai sensi dell’art 13 RGPD.

    1. Identità e dati di contatto del Titolare del Trattamento.

    Il Titolare del Trattamento, ovverosia la persona giuridica che determina le finalità e i mezzi di trattamento dei dati personali, Principe di Piemonte Spa (società che gestisce Grand Hotel Principe di Piemonte)  P.Iva C.F. e Reg.Impr. Lucca 01817130469 , avente sede sede Piazza Puccini, 1 – 55049 Viareggio (Lu) Italy, Tel: +39 0584 4011 – Fax: +39 0584 401803 email: info@principedipiemonte.com

    1. Categorie di dati personali trattati.

    Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente Informativa, potranno essere trattate informazioni che possono essere considerate come: a) “Dati di natura comune”, nei quali rientrano le Sue coordinate bancarie e, i Suoi recapiti quali, a titolo esemplificativo, numero di cellulare, indirizzo di residenza o del domicilio, indirizzo e-mail;  b) “Dati Particolari” in quanto caratterizzati, ai sensi della normativa applicabile, da una particolare natura; a titolo esemplificativo si fa riferimento a quelli che sono in grado di fornire informazioni sullo stato o su condizioni di salute dell’utente, le convinzioni religiose o filosofiche (art 9 Regolamento UE . 679/2016).

    Per comodità di riferimento, all’interno della presente Informativa, l’espressione “Dati Personali” dovrà essere intesa come riferimento sia a tutti i Suoi Dati di natura comune sia Dati Particolari, salvo sia diversamente specificato.

    1. Finalità e base giuridica del trattamento.

    I Dati Personali raccolti verranno trattati per le finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito riportate.

    3.1 per la gestione del Suo rapporto contrattuale relativo al servizio richiesto, ovvero per dare esecuzione a misure precontrattuali (quali, per esempio, la richiesta di informazioni o quella di preventivo), per acquisire e confermare la Sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti. Per questa finalità, Lei potrebbe decidere di conferire al Titolare Dati Particolari al fine di richiedere la esecuzione di un servizio aggiuntivo al rapporto contrattuale e/o al servizio richiesto inerente ad esigenze connesse alla Sua salute, quale, ad esempio, allergie, patologie, e/o intolleranze alimentari o di altra natura, vale a dire quei dati che rivelano condizioni relative alla tutela della salute. Trattandosi di trattamenti necessari per la definizione dell’accordo contrattuale, per la sua successiva attuazione, e/o per eseguire i servizi da Lei richiesti, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo confermare la prenotazione o fornirLe i servizi richiesti. Eventuali Dati Particolari da Lei conferiti saranno trattati solo in caso di Suo esplicito consenso.

    Base giuridica del trattamento: esecuzione del rapporto contrattuale, legittimo interesse del Titolare in relazione ad eventuali contestazioni inerenti il rapporto contrattuale. Nel caso di conferimento di dati particolari, la base giuridica è costituita altresì dal Suo consenso.

    Per tale finalità,  i Suoi dati saranno conservati per  tutta la durata del rapporto e successivamente per 10 anni (il tempo previsto per la prescrizione ordinaria). Eventuali Dati Particolari da Lei conferiti saranno conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario per svolgere il servizio  da Lei richiesto, salvo che ci fornisca il consenso per mantenerli per un periodo più lungo;

     

    3.2 per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013). Trattandosi di trattamenti necessari per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo fornirLe i servizi richiesti, e  non potremo ospitarla nella nostra struttura.

    Base giuridica del trattamento: esecuzione di obblighi di legge previsti a tutela della pubblica sicurezza.

    Per tale finalità, i dati acquisiti non vengono da noi conservati dopo la cessazione del rapporto di cui al punto 3.1, a meno che non ci fornisca il consenso alla conservazione come previsto al punto 3.5;

    3.3 per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali. I dati sono trattati da noi e da nostri incaricati, e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. Trattandosi di trattamenti necessari per adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo confermare la prenotazione o fornirle i servizi richiesti.

    Base giuridica del trattamento: esecuzione di un rapporto contrattuale, esecuzione obblighi di legge amministrativi, contabili e fiscali; legittimo interesse del Titolare per diritto di difesa(in caso di controlli da parte delle autorità preposte).

    Per tali finalità, i Suoi dati saranno conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative;

    3.4) per renderLe servizi volti alla soddisfazione del cliente,  effettuati su Sua richiesta, riguardanti una Sua esigenza e/o preferenza, quale, ad esempio, una stanza o un piano preferito per l’alloggio, presenza di oggetti e/o altro. Per questa finalità Lei potrebbe decidere di conferire al Titolare anche Dati Particolari. Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in  calce alla presente informativa e revocabile in qualsiasi momento.

    L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 3.1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti. Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

    Per tale finalità,  i dati acquisiti non vengono da noi conservati dopo la cessazione del rapporto di cui al punto 3.1, a meno che non ci fornisca il Suo consenso alla conservazione.

    3.5) per accelerare le procedure di registrazione in Hotel di cui alle finalità 3.1, 3.2. e 3.3 in caso di Suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura alberghiera. Per tali finalità, previa acquisizione del Suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento, i Suoi dati, conferiti per le categorie di dati e finalità di cui ai punti 3.1, 3.2 e 3.3, saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 3.1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.

    Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

    Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 5 anni.

    3.6) per garantirLe l’applicazione dei servizi di cui alla finalità 3.4 (volti al raggiungimento della soddisfazione del cliente) in caso di Suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura alberghiera. Per tali finalità, previa acquisizione del suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento, i suoi dati saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 3.1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.

    Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

    Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 5 anni.

    3.7) per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto il Suo consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro.

    Base giuridica del trattamento: legittimo interesse del Titolare del trattamento a porre in essere misure di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale.

    Per tale finalità Le immagini registrate sono cancellate dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.

    3.8) per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a Lei indirizzati durante il Suo soggiorno. Per tale finalità è necessario il Suo consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. In caso di Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non potremo svolgere il servizio di ricevimento di messaggi e telefonate a Lei indirizzati durante il soggiorno. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 3.1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.

    Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

    Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati fino alla Sua partenza dalla struttura alberghiera.

    3.9) per finalità di marketing e dunque per inviarLe reminders e comunicazioni promozionali, per inviarLe nostri aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate dal Titolare del Trattamento, comunicazioni relative ad eventi organizzati dal Titolare. Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa. L’eventuale Suo rifiuto a prestare il consenso al trattamento non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 3.1) e di quelli ulteriori eventualmente da Lei prescelti.

    Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

    Per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 8 anni.

    1. Modalità di trattamento dei dati

    Il trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici o telematici, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza ai sensi di quanto previsto dagli artt. 24 e 25, RGPD e verrà eseguito da personale debitamente istruito al rispetto del RGPD .

    Oltre ai casi in cui si renda necessario contattarLa per esigenze connesse alla gestione della Sua posizione contrattuale, ove Lei acconsenta al trattamento dei Suoi dati, oltre che per le finalità di cui al punto 3.1), anche per le finalità di cui al punto 3.9), Lei potrà essere contattato via e-mail, sms, o attraverso ogni strumento elettronico equivalente oppure a mezzo posta cartacea o chiamata tramite operatore a tutti i recapiti forniti. Ove prediliga essere contattato solo ad uno o alcuni di tali recapiti, ne potrà fare espressa richiesta contattando il Titolare del trattamento ai recapiti indicati al punto 1) della presente informativa. I Suoi dati saranno conservati in uno o più appositi archivi o database del Titolare, nel rispetto dei tempi di conservazione indicati per ciascuna finalità, ad esclusione dei Dati Particolari che saranno conservati solo se riceveremo il Suo consenso a farlo.

    1. Accesso ai dati. Destinatari del trattamento.

    I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità indicate nel presente atto:

    – a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati in conformità ai requisiti del RGDP responsabili esterni del trattamento dei dati (art. 28 e segg. RGPD), amministratori di sistema/esperti informatici;

    – a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.).

    I responsabili del trattamento sono nominati espressamente da parte del titolare sulla base di accordo scritto ai sensi dell’art 28 e segg., RGPD. L’elenco dei responsabili esterni aggiornato è a disposizione presso la reception del Grand Hotel Principe di Piemonte, Piazza Puccini, 1 a Viareggio (LU) e presso la sede legale del titolare del trattamento indicata nel presente atto. In qualunque momento può richiedere l’elenco aggiornato contattando il titolare del trattamento agli indirizzi  ed ai contatti indicati nel presente atto.

    Le informazioni da Lei fornite, potranno, inoltre, essere comunicate ogni qualvolta la comunicazione possa essere necessaria per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria o di Pubblica Sicurezza. I dati raccolti non verranno in nessun caso diffusi. A tal riguardo Le segnaliamo che nel caso di pernottamento presso questa struttura, il Titolare, in forza della normativa italiana vigente, è obbligato a trasmettere i dati delle persone che permangono presso la struttura per la notte alle suddette autorità.

    1. Trasferimento dati.

    I dati personali sono conservati su server ubicati in Italia, e comunque all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

    1. Diritti dell’interessato.

    Desideriamo inoltre informarLa che in base al RGPD Lei ha il diritto di:

    1. chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
    2. ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
    3. ottenere la rettifica dei dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
    4. ottenere la cancellazione (diritto all’oblio) dei dati senza ingiustificato ritardo se non più necessari, incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge;
    5. ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa, tenuto conto delle finalità del trattamento;
    6. ottenere la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento;
    7. ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
    8. revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;;
    9. conoscere se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;
    10. opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione e, in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato;
    11. proporre reclamo a un’autorità di controllo (Garante della Privacy);
    12. essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 relative al trasferimento qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale,.

    La informiamo inoltre che i predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta scritta rivolta senza formalità al Titolare ai contatti indicati al punto 1.

    Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta, La informerà e La metterà al corrente dei motivi della proroga.

    Ultima versione: maggio 2018

     

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